“Je hoort er nooit meer wat van”, “Het stelde toch weinig voor?” Of: “Dan krijg ik nog te horen in mijn functioneringsgesprek dat ik niet goed functioneer”. Zo maar wat redenen waarom medewerkers agressie-incidenten op de werkvloer vaak niet melden. Medewerkers melden vaak alleen de meest heftige incidenten als fysieke agressie of ernstige bedreigingen (zoals doodsbedreigingen). Andere vormen van agressie, zoals schreeuwen, schelden, discriminatie of (seksuele) intimidatie, worden niet of nauwelijks gemeld. Maar meerdere (schijnbaar) kleine incidenten kunnen tot een zogenaamd stapeleffect leiden, waardoor het risico op PSA-klachten wordt vergroot. En dat is een slechte zaak! Het maken een van RI&E en een agressieprotocol is in deze van groot belang.
Want naast periodiek trainen van de medewerker zelf, is het ook belangrijk om agressie-incidenten te melden. Niet melden staat eigenlijk gelijk aan het accepteren van de situatie en het ongewenste gedrag en dat is vragen om meer soortgelijke incidenten.
Waarom melden medewerkers agressie-incidenten niet?
Maar waarom melden medewerkers agressie op de werkvloer niet? We hebben een aantal van de redenen die wij regelmatig horen op een rij gezet:
1. Het melden van agressie op de werkvloer is een ingewikkeld (en lang) proces
Het formulier dat de medewerker (online) moet invullen om het incident (MIM of MIC) te melden speelt een belangrijke rol. Vaak wordt deze als ingewikkeld bestempeld, waardoor medewerkers het melden maar laten voor wat het is. Ook vinden ze het invullen van het formulier soms te lang duren, waardoor ze bij voorbaat al afhaken.
2. Onvoldoende steun vanuit de werkgever
De medewerker heeft het gevoel dat hij/zij na een agressie-incident onvoldoende steun krijgt van de organisatie. Hierdoor wordt de melding maar achterwege gelaten omdat de medewerker weinig vertrouwen heeft in een goede afloop. Een gevoel dat de aanpak van agressie door de organisatie maar weinig effectief is, kan ook als drempel werken om het incident te melden.
3. De leidinggevende speelt een belangrijke rol
Niet iedereen kan het even goed vinden met zijn/haar leidinggevende. Het kan dus zijn dat een medewerker zich niet op zijn/haar gemak voelt om met het probleem bij de leidinggevende aan te kloppen. Het kan ook zijn dat medewerkers niet willen dat de informatie van de registratie bij hun leidinggevende terecht komt. Dit kan onder andere ondervangen worden door een Bedrijfsopvangteam (BOT) of een TCO (Team Collegiale Ondersteuning) in een organisatie op te tuigen.
4. ‘Ik hoor er toch niets meer van’
Bij sommige bedrijven is de opvolging van meldingen niet goed. Er wordt weinig met de melding gedaan of medewerkers hebben van collega’s gehoord dat er met hun melding niets gedaan is. Hierdoor wordt voor hen de noodzaak om agressie-incidenten wél te melden een stuk kleiner.
5. De situatie is inmiddels opgelost
Het kan voorkomen dat de medewerker het niet nodig vindt om het agressie-incident te melden, omdat de situatie al opgelost is. Bijvoorbeeld omdat hij/zij zelf grenzen heeft gesteld of een gesprek is aangegaan met de collega in kwestie.
6. Uit angst voor represailles van de dader
Soms durft een medewerker niets te melden uit angst voor de dader. Helaas is het nog niet voor iedereen mogelijk om bijvoorbeeld anoniem aangifte te doen. Voor overheidsmedewerkers is dit sinds 2013 eenvoudiger en beter geregeld. Zo wordt de identiteit van het slachtoffer soms verborgen gehouden en weet de verdachte niet wie er aangifte heeft gedaan.
Het verbergen van de identiteit van een slachtoffer kan alleen als er aanleiding is om bang te zijn voor wraakacties. De rechter-commissaris beslist uiteindelijk of iemand anoniem aangifte mag doen.
Wat kun je doen om medewerkers agressie-incidenten wél te laten melden?
Gelukkig kun je veel doen om medewerkers te stimuleren om uitingen van agressie wel te melden. Want als grote én kleine incidenten gemeld worden, krijg je als organisatie een beter beeld van wat er nodig is om die agressie-incidenten tot een minimum te beperken.
Maak goede afspraken en ontwikkel procedures
Spreek af hoe er aandacht wordt besteed aan incidenten en hoe deze aan het team worden teruggekoppeld. Stel bijvoorbeeld iemand aan als incidentcoördinator en laat deze persoon alle agressie-incidenten analyseren. Vervolgens geeft hij/zij verbetervoorstellen en bespreekt deze samen met de meldingen twee keer per jaar met het team. Ernstige incidenten moeten altijd binnen een paar weken besproken worden. Het kan verstandig zijn om incidenten in te delen in verschillende categorieën en op basis daarvan actie ondernemen. Zo weet iedereen wat de procedure en de bijbehorende acties zijn bij een melding.
Zorg voor een eenvoudig meldsysteem
Maak het voor medewerkers zo gemakkelijk mogelijk om een incident op de werkvloer te melden. Houd het formulier overzichtelijk en stel niet te veel moeilijke vragen. Een digitaal formulier is ook een laagdrempelige manier om te zorgen dat medewerkers melding doen van agressie. Zo voorkom je dat medewerkers ergens een formulier moeten ophalen, invullen en vervolgens weer afgeven.
Stel een vertrouwenspersoon aan
Het kan zijn dat een leidinggevende prima leiding kan geven aan een team, maar dat medewerkers zich niet prettig voelen om gevoelige zaken met hem/haar te bespreken. In zo’n geval is het prettig als ze zich kunnen wenden tot iemand die verder van het team af staat, bijvoorbeeld een vertrouwenspersoon.
Organiseer een training Sociale Veiligheid voor het managementteam
Het MT en de directie hebben een bijzondere rol in het proces om agressie op de werkvloer aan te pakken. Ze moeten medewerkers op een goede manier ondersteunen en tegelijkertijd onderzoeken wat er speelt in het bedrijf. Een training is een goede manier om de juiste handvatten te krijgen om op een goede manier om te gaan met agressie binnen de organisatie.
Een RI&I en een agressieprotocol op stellen
Een helder en duidelijk agressieprotocol kan helpen om duidelijk te maken welk gedrag wel en niet getolereerd wordt binnen het bedrijf. Meld in dit document ook wat de gevolgen zijn als iemand wél over de schreef gaat. Een training kan helpen bij het opstellen van RI&E, een effectief agressieprotocol en/of agressiebeleid. Ook online agressief of grensoverschrijdend gedrag kan hierin worden meegenomen.
Ben je benieuwd wat we voor jouw organisatie kunnen betekenen op het gebied van agressie-incidenten? Vraag een brochure aan van onze trainingen of neem contact op met ons kantoor via info@agressiemanagement.nl of 06 – 47000675, 06 – 28134369 (office manager) of via onze backoffice 020 – 4411370 (tijdens kantoortijden).
